「同じ顧客情報を、Excelと日報と見積書に何度も入力している」 「案件の進み具合は、担当者に聞かないとわからない」 「申請書が紙・メール・FAXでバラバラに届き、承認漏れが起きる」

こんな“業務あるある”に、心当たりはありませんか？

今回ご紹介するのは、こうした課題をまとめて解決してくれる業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」です。プログラミングの知識がなくても、自社の業務に合ったアプリを自分たちでつくれるのが大きな特長です。大栄電通では「Kintone活用支援サービス」として、アプリの作成から運用・定着までをご支援しています。そのご支援の現場で感じている魅力を、わかりやすくお伝えします。

kintoneとは？ ── 表計算・専用システム・自社開発の“いいとこどり”

kintoneは、業務アプリを「シュシュッと」つくれるノーコードのクラウドサービスです。顧客管理、案件管理、日報、経費精算などのアプリを、画面上で部品を並べるような感覚でつくれます。AIを使ったアプリ作成・データ活用にも対応しています。

これまでの業務管理の方法と比べると、次のような位置づけになります。

これまでの方法	よくある悩み	kintoneなら
Excelなどの表計算ソフト	ファイルが分かれて最新版がわからない／同時に編集できない	複数人で同時に入力・閲覧でき、常に最新のデータを共有
パッケージの専門システム	自社の業務に合わない部分があり、変更には費用がかかる	項目や画面を自分たちで自由に変更できる
自社でのシステム開発	完成までに時間と費用がかかる	思いついた業務改善を、スピーディー＆低コストですぐに実行

現場の「こうしたい」を、スピーディーにカタチにできる。この“身軽さ”が、kintone最大の特長です。

ここが便利！ kintoneの3つの機能

kintoneの機能は、大きく「データを管理・見える化する」「やりとり・申請をまとめる」「つながる・広がる」の3つ。それぞれで何ができるのか、どんな場面で役立つのかを表にまとめました。

1. データ管理・見える化 ── バラバラの情報を、ひとつの場所に

機能	できること	こんな場面で便利
データの入力・編集	統一したフォーマットでデータを登録。文字だけでなく、ファイルや写真の添付、計算式の挿入も可能	担当者ごとに書き方がバラバラな管理表をそろえたい
レポート・絞り込み一覧	溜めたデータをリアルタイムにグラフ化。条件で絞り込んだ一覧をいくつも用意できる	会議のたびに数字を集計し直す手間をなくしたい
変更履歴	いつ、誰が、どこを、どう変更したかを記録し、バージョン管理ができる	「誰がこの数字を書き換えたの？」をなくしたい
CSV入出力	アプリのデータをCSV形式で書き出し・読み込みできる	今あるExcelのデータを、そのままkintoneに移したい

2. やりとり・申請 ── 連絡も承認も、データと一緒に

機能	できること	こんな場面で便利
コメント機能	一つひとつのデータにコメントを書き込め、関連情報が一箇所に集まる	案件ごとのやりとりがメールやチャットに散らばって探せない
プロセス管理（ワークフロー）	申請→承認→完了といった流れを設定。ボタンひとつでステータスが進む	紙・メール・FAXで届く申請の処理漏れをなくしたい
通知機能	変更や申請、リマインドをパソコンやスマホでお知らせ	外出中でも承認待ちや更新にすぐ気づきたい
スペース・スレッド	プロジェクトや部署ごとにアプリと会話を集約。話題ごとにやりとりを分けられる	部署やプロジェクトの情報を、関係者だけで共有したい

3. つながる・広がる ── 使うほど、便利になる

機能	できること	こんな場面で便利
アプリ同士の連携（ルックアップ・関連レコード・アクション）	マスタアプリから情報を引っ張って入力。関連データを一画面に集約できる	顧客アプリの情報を、案件や見積に何度も入力したくない
AIの活用	ノーコードで誰でもAIを設定でき、アプリ作成やデータ活用をサポート	専門知識がなくても、データをもっと業務に生かしたい
アクセス権	データの閲覧・編集・削除の権限を、レコードやフィールド単位で制御	協力会社とも共有したいが、見せる範囲は限定したい
多言語対応	さまざまな言語で入力・表示できる	外国籍のスタッフや海外拠点とも同じアプリを使いたい

そのほか、ユーザー管理、SAML認証、監査ログ、アプリ分析（ワイドコース）など、会社として安心して使うための管理機能もそろっています。

Excel管理との違いは？ ── 「自分たちで直せる」から、改善が続く

多くの会社で課題になっているのが、「業務の属人化」「Excelの転記・集計」「情報のバラバラ」の3つです。

担当者しかわからない管理表があり、休みや異動のたびに仕事が止まる。同じ内容を何度も入力し、集計のたびに数字が合わない。顧客・案件・日報の情報があちこちに散らばり、経営判断に必要な数字がすぐに出てこない──。

kintoneは、こうした課題の解決に強いツールです。

• 情報を1つの場所に集めて一元管理できるので、担当者に聞かなくても状況がわかります
• 一度入力したデータをほかのアプリから呼び出せるので、転記や集計の手間が減ります
• グラフや一覧でリアルタイムに見える化できるので、全体の状況をすぐに把握できます

そして何より大きいのが、改善サイクルの早さです。kintoneでは、つくるときも、直すときも、自分たちで業務アプリを修正できます。「課題を発見する → アプリでつくる → 業務を改善する」のサイクルを素早く回せるので、事業のスピードや状況の変化にも柔軟に対応できます。

「一度つくって終わり」ではなく、使いながら育てていける。これが、kintoneが選ばれている理由です。

たとえば、こんな「用途」で実現できます

顧客・案件管理 ── 「あの案件、どうなってる？」をなくす

顧客や案件のデータを集約し、情報を一元管理できます。案件の進捗はグラフで見える化され、案件履歴や関連資料もすぐに確認できます。二重対応や対応漏れを防ぎ、データにもとづいた戦略的な営業活動につなげられます。

ワークフロー（申請業務） ── 紙・メール・FAXの申請をひとつに

Excel、メール、FAXで届いていた経費精算などの申請をkintoneに集約。承認はワンクリックで完了し、承認に合わせてワークフローが自動で進むため、申請の流れが見える化され、処理漏れがなくなります。

日報・報告書 ── 書き方をそろえて、現場の今が見える

統一したフォーマットで一元管理することで、日報の形式や粒度がそろい、業務の見える化が進みます。条件で絞り込んだ一覧をいくつも用意でき、スマホからでも報告・確認が可能です。外出先から報告して、帰社後の作業を減らせます。

社内ポータル ── 会社の情報の“入口”をつくる

部署やプロジェクトごとの情報とコミュニケーションを集約できます。会社のスローガンやお知らせの掲示、よく使うアプリの配置、売上推移などのグラフ共有もでき、必要な情報が1か所に集まるので業務効率がグンと上がります。

こんな部門・シーンで活躍しています

kintoneは、全社で使う仕組みから各部門の専門業務まで、業務の数だけアプリを追加できます。

使う範囲	活用例
全社	社内掲示・通達、全社ポータル、社内アンケート、マニュアル・契約書管理、押印・稟議・経費・出張・勤怠の申請、社内FAQ・社内質問箱
社外とのやりとり	プロジェクト管理、コミュニケーション、ファイル共有
営業・顧客サポート	顧客情報管理、案件管理、見積書管理、活動履歴管理、問い合わせ管理、コールリスト管理
販売管理	受注・発注管理、請求・支払管理、出荷指示管理、入金管理
人事・総務	契約管理、社員名簿、採用管理、入退社管理、研修コンテンツ管理
経理・財務	商品管理、入出庫管理、棚卸管理、原価計算
マーケティング	タスク管理、制作物進捗管理、イベント管理、外注先管理
生産管理	プロジェクト管理、作業内容・実績登録、生産計画管理、評価管理、工数管理
システム	問い合わせ管理、貸出機器管理、IT資産管理、ヘルプデスク窓口

「まずは日報だけ」「最初は顧客管理から」と小さく始めて、少しずつ使う範囲を広げていけるのも、kintoneならではの使い方です。

連携・拡張機能で、できることがさらに広がる

スタンダードコース以上では、プラグインや連携サービスを使って、kintoneの機能強化や他社サービスとの連携ができます。さまざまな要望に応えるプラグイン・連携サービスが、約400種類Webで公開されています。

種類	例
機能を強化するプラグイン	帳票出力、Webフォーム、カレンダー、集計強化、ファイル入出力、レコード一括操作、AI・OCR、RPA、BI・可視化、セキュリティ、電子アルバム など
連携できるサービス	LINE WORKS、勘定奉行クラウド、Sansan、CLOUDSIGN、freee、Microsoft、電子契約・会計システム・チャット・外部FAX・CTI・マーケティングオートメーション など

※連携サービスは一例です。サービスは変更・追加されることがあります。

基幹システムの“周り”をkintoneに

kintoneを基幹システムのフロントとして使うことで、基幹業務のデータをスムーズに活用できます。見積管理、受注管理、出荷管理、資材管理、BOM管理、生産実績管理、経費管理、給与管理といった周辺業務をkintoneで管理すれば、業務情報が分散せず、一元管理が進みます。

今お使いのシステムを入れ替えるのではなく、「足りないところをkintoneで補う」という使い方もできます。

大栄電通だからこそ、できるご支援があります

kintoneは自由度が高い分、「何から手をつければいいかわからない」「つくってみたけれど、現場に定着しなかった」というお声も少なくありません。大栄電通は、業務アプリの作成・運用を通じて、情報の見える化や業務の効率化を実現し、お客様の業績向上に貢献します。

業務の洗い出しから、一緒に考えます

いきなりアプリをつくるのではなく、まずは今の業務の流れと課題を整理するところから伴走します。「どの業務をアプリにすると効果が大きいか」を一緒に見極めることで、ムダのない導入につなげます。

インフラからシステム、教育までワンストップ

大栄電通は、通信・ネットワークなどのインフラ構築、システム構築、導入後の伴走支援、社内向けの教育までを一社でご支援しています。「kintoneは入れたいけれど、パソコンやネットワーク環境も心配」という場合も、まとめてご相談いただけます。

地域に根ざした、顔の見えるサポート

1978年の創業以来、福岡県久留米市の本社と福岡・熊本の支店を拠点に、福岡・佐賀・長崎・熊本を中心とした中小企業さまをご支援してきました。困ったときにすぐ相談できる距離で、導入後の運用まで寄り添います。

大栄電通でも使っています

実は大栄電通でも、kintoneを社内の業務基盤として日々活用しています。お客様にご提案している内容は、まず自社で試し、効果があったものばかりです。

きっかけは、基幹システム導入の「失敗」

以前、弊社では基幹システムの導入に取り組みましたが、約2年半の構築期間中に業務の運用が変わり、システムが完成しなかった経験があります。原因はシステムではなく運用にありました。そこで「業務の見える化」から始め直し、自分たちで業務に合わせて直していけるkintoneを中心に、仕組みをつくり直しました。

見積から会計まで、kintoneでつないで転記をなくす

以前は営業・発注・売上・請求・会計でそれぞれ別のシステムを使っていたため、同じ内容を何度も入力する必要がありました。今は見積〜発注〜請求〜会計をkintoneで連携し、見積で入力したデータから発注書を発行しています。転記・入力の回数は3回から1回に減りました。

こうした業務改善の積み重ねにより、社内では次のような成果が出ています。

項目	これまで	業務改善後
作業時間（1日あたり）	約8時間	約2時間（約75%削減）
キャッシュコンバージョンサイクル	53.7日	35日（18.7日短縮）
月次決算	2か月遅れ	10日（50日短縮）

「これでいいや」で終わらせない日々改善

kintoneは導入して終わりではありません。弊社では、雑談の中の「ちょっと使いづらい」「こうなったら良いな」という声を専用のChatグループに集め、改修担当へ確実につないで、小さな修正をすぐに反映しています。使う人の声で、全員が参画して業務をつくる。自分たちで直せるkintoneだからこそできる運用です。

※一部の連携は、改修・作り込みを進めながら順次運用しています。

まずはお気軽にご相談ください

「うちの業務でも、kintoneで本当に効率化できる？」 「今使っているExcelや会計ソフトとは、どう組み合わせればいい？」 「どのアプリから始めるのがおすすめ？」

こうした疑問にも、kintone活用支援を行う大栄電通のスタッフがお答えします。お客様の業務をうかがったうえで、最初の一歩にふさわしい使い方をご提案します。

現場の「こうしたい」を、kintoneでカタチにしてみませんか？

情報をつなぎ、業務を変える。未来をつくる。